Jednym z głównych powodów sprzeciwiania się wprowadzeniu cyfrowych rozwiązań do zarządzania flotą samochodową jest obawa przed zbytnią inwigilacją pracownika przez pracodawcę. Takie rozwiązanie wiąże się z większą kontrolą pracowników, jednakże wprowadzenie systemu monitoringu GPS może przynieść obu stronom wymierne korzyści. Jakie zalety z monitorowania pracowników można zauważyć po wdrożeniu systemu telematycznego SATIS?
Zwiększenie bezpieczeństwa kierowcy i wyeliminowanie kosztów eksploatacyjnych pojazdów
Wprowadzenie systemu do zarządzania flotą, pomaga w monitorowaniu czy kierowca stosuje się do wymagań dotyczących ustawowych przerw i czy nie przekracza dopuszczalnego czasu pracy. Zmęczenie związane z prowadzeniem samochodu po przekroczeniu limitu czasu pracy może prowadzić do kolizji, wypadków i zagrożenia zdrowia oraz życia. Rozwiązania telematyczne mają na celu unikanie takiego ryzyka. Stały dostęp do lokalizacji pojazdu w czasie rzeczywistym pomaga także reagować na inne nagłe zdarzenia, na przykład próby kradzieży pojazdu. Aplikacje tego typu często generują specjalne alerty, dzięki którym administrator floty jest powiadamiany o niepożądanych zdarzeniach i może odpowiednio szybko zareagować.
Zmniejszenie kosztów zarządzania flotą
Jednym z głównych powodów wdrożenia systemów telematycznych jest znalezienie obszarów, które generują zbyt wysokie koszty, a następnie na podstawie analiz zminimalizowanie ich lub całkowite wyeliminowanie. System SATIS zbiera dane dotyczące wyznaczanych tras, sposobu eksploatacji samochodu, stylu jazdy kierowców oraz poziomu zużycia paliwa. Dzięki wsparciu rozwiązań cyfrowych dużo łatwiej jest odnaleźć ten element układanki, który w największym stopniu przyczynia się do zbyt wysokich wydatków na utrzymanie floty. Do zmiany zachowania kierowcy może przyczynić się także sama świadomość, że w pojeździe zaimplementowany jest system telematyczny, który monitoruje styl jazdy i różne związane z nim parametry. Rozwiązania cyfrowe często sprawiają, że w firmie wprowadzana jest idea ecodrivingu czyli stylu jazdy, który jest bardziej ekologiczny, bezpieczny i przyczynia się do oszczędzania paliwa i części eksploatacyjnych auta.
Planowanie i zarządzanie obowiązkami kierowcy
Jedną z największych zalet z posiadania systemów telematycznych we flocie jest stały dostęp do lokalizacji pojazdów na mapach cyfrowych. Rozszerzeniem tej funkcjonalności jest możliwość planowania tras i tworzenia zleceń dla pracowników, co jest szczególnie przydatne w momencie, gdy zarządzamy flotą liczącą kilkadziesiąt lub nawet kilkaset pojazdów. Systemy GPS pomagają w zaplanowaniu najbardziej optymalnych tras i wszystkich punktów, które kierowca powinien odwiedzić po drodze. Dzięki możliwości monitorowania trasy sprawdzimy, czy pracownik rzeczywiście dotarł tam gdzie powinien i czy zrobił to we wskazanym terminie. Zweryfikujemy też wybraną przez niego trasę i skontrolujemy niezaplanowane postoje oraz inne czynności, które mogą wpłynąć na wydajność pracy oraz koszty zużycia paliwa. Systemy telematyczne ułatwiają dodatkowo dwustronną komunikację administratora z pracownikiem.
Wzajemne korzyści
Korzystanie z systemów GPS to oszczędność czasu i zwiększanie efektywności pracy bez względu na wielkość posiadanej floty. Rozwiązanie to może być dostosowane zarówno do potrzeb administratora floty jak i kierowców, ponieważ z założenia ma ono służyć kadrze zarządzającej jak i pracownikom mobilnym. Pracodawca ma możliwość zamontowania urządzeń monitorujących w pojeździe służbowym, musi jednak poinformować swojego pracownika o montażu takiego systemu oraz rodzaju zbieranych danych i sposobu ich wykorzystania.
Warto dodać, że uzyskanie zgody pracownika na założenie w samochodzie systemu GPS nie jest konieczne, jeżeli korzysta on z firmowego samochodu jedynie w celach służbowych. W sytuacji gdy pojazd używany jest również w celach prywatnych, pracodawca ma obowiązek umożliwić mu wyłączenie urządzenia do monitoringu po godzinach pracy lub w czasie przerw.
Jeżeli jednak pracodawca chce monitorować samochód służbowy w sposób nieprzerwany, wtedy wymagane jest uzyskanie pisemnej zgody podwładnego. Jej brak to podstawa do tego, aby oskarżyć przełożonego o naruszenie prawa pracownika do prywatności, które jest zapisane w ustawie o ochronie danych osobowych (UODO) z 1997 roku. Możliwość taką należy również zapisać w wewnętrznym dokumencie firmy, dotyczącym zasad wykorzystywania służbowych pojazdów.