Posługiwanie się cyfrowymi rozwiązaniami do administrowania firmową flotą przynosi korzyści na wielu płaszczyznach. Dzięki wykorzystaniu danych z systemów monitoringu oraz GPS aplikacje CFM mogą nie tylko znacznie upraszczać nadzór nad wszystkimi pojazdami do niej należącymi. Pośród ich funkcji znajduje się też m.in. gromadzenie danych oraz dokumentów dotyczących eksploatowanego samochodu, a także dostęp do historii obsługi serwisowej każdego z nich. Na co warto zwracać uwagę w ramach zarządzania flotą pojazdów?
Stan techniczny firmowych samochodów
Systemy CFM (Car Fleet Management) umożliwiają sprawniejsze zarządzanie informacjami na temat pojazdu, w tym między innymi terminami napraw i serwisów. Wśród funkcji, które bardzo ułatwiają pracę administratora floty, wymienić można na przykład ustawienie automatycznych przypomnień o koniecznych przeglądach technicznych, a także planowanie operacji cyklicznych, jak serwis lub wymiana części. Dzięki systemom CFM otrzymuje się również wgląd do historii wykonanych przeglądów serwisowych. Dostęp do tych danych jest bardzo ułatwiony, a ich stałe monitorowanie minimalizuje ryzyko przeoczenia wszelkich nieprawidłowości.
Gromadzenie informacji na temat kosztów utrzymania floty
Bardzo dużym procentem wszystkich kosztów utrzymania floty samochodowej są oczywiście wydatki na paliwo. Tuż za nimi znajdują się koszty związane z koniecznymi naprawami pojazdów, a także z zakupami polis ubezpieczeniowych. Dzięki systemom CFM możliwe jest łatwiejsze sprawowanie nadzoru nad tymi wydatkami – dokumenty i rachunki mogą być przechowywane w wersji cyfrowej. Przy pomocy wspomnianej wcześniej funkcji ustawiania cyklicznych operacji nie zapomnimy też o opłaceniu kończącej się polisy.
Systemy CFM wspierają również takie czynności, jak:
– zarządzanie wszystkimi pojazdami należącymi do floty,
– zarządzanie miejscami parkingowymi,
– zarządzanie mandatami i umowami,
– przypisywanie kierowców do pojazdów,
– integrowanie danych z kart paliwowych,
– zbieranie informacji na temat przebytych tras i przebiegu pojazdów,
– ewidencja opon,
– tworzenie zestawień i raportów,
– ustawianie niewymienionych wcześniej alertów oraz operacji cyklicznych,
– kontrolowanie ważności uprawnień kierowców oraz ich badań lekarskich.
Systemy CFM współpracują również z innymi oprogramowaniami, do których mogą eksportować zgromadzone dane. Są ponadto wykorzystywane w leasingu. Zakres ich funkcjonalności można dopasowywać do potrzeb przedsiębiorstwa.