W przedsiębiorstwach, w których każdego dnia realizowana jest duża liczba zadań w terenie, często pojawiają się problemy związane z planowaniem, kontrolą pracy oraz generowaniem coraz większych kosztów.
Pracownik mobilny, taki jak np.: przedstawiciel handlowy, kierowca, czy serwisant, musi pokonywać codziennie wiele kilometrów. Jeżeli trasa nie zostanie odpowiednio zaplanowana, a odległości pomiędzy miejscami docelowymi będą duże, może zdarzyć się, że nie wszystkie zaplanowane wizyty zostaną zrealizowane.
Niewłaściwie wybrane trasy mają wpływ na liczbę pokonywanych kilometrów, a w konsekwencji na wzrost kosztów eksploatacyjnych. Dodatkowo, dla wielu firm ważny jest czas realizacji zadań. Brak aktualnej informacji gdzie w danej chwili znajduje się dany pracownik oraz jaki jest status jego zlecenia, uniemożliwia prawidłowe planowanie zadań.
Brak odpowiedniego narzędzia, które pozwala na automatyzację pracy, wiąże się również z przedłużonym w czasie dostępem do dokumentacji powykonawczej, która często składana jest dopiero po powrocie pracownika do biura.
Takie sytuacje niosą za sobą często nieodwracalne konsekwencje finansowe. Trudności w realizacji planu i założonych celów przekładają się na mniejsze zyski i mają negatywny wpływ na rozwój firmy.
Rozwiązania mobilne, a realizacja działań w terenie
Z kompleksowych rozwiązań IT, umożliwiających planowanie, organizowanie oraz wspieranie realizacji zadań w terenie, korzysta coraz więcej firm, doceniając ich możliwości i potencjał. Są to przede wszystkim funkcjonalności działające w czasie rzeczywistym i mające szczególny wpływ na wzrost produktywności oraz efektywności pracowników mobilnych.
Zwłaszcza w czasach niskich kosztów transmisji danych, gdy wyposażenie w służbowy tablet bądź smartfon staje się standardem, wdrożenie rozwiązań mobilnych nie jest już żadną trudnością.
Biorąc pod uwagę liczne zalety takich systemów, najistotniejszą jest możliwość planowania tras. Optymalizacja tego procesu za pomocą narzędzi GPS oprócz tego, że ułatwia organizację pracy, to pozwala na dokładne zaplanowanie trasy tak, aby kierowca odwiedził wszystkie wyznaczone miejsca w określonym czasie przy jak najmniejszej liczbie kilometrów, z uwzględnieniem priorytetu odwiedzin. Zastosowanie tego typu rozwiązań przekłada się na wzrost zysku firmy oraz zwiększenie jakości obsługi klienta.
Raportowanie i monitorowanie wizyt
Równie ważną funkcjonalnością systemów wspierających pracę w terenie jest możliwość monitorowania pojazdów w czasie rzeczywistym oraz dostęp do raportów z realizacji wizyt.
Mogą one służyć do mierzenia wydajności pracowników i pozwalają definiować cele. Ponadto, system umożliwia rejestrację wykonanych czynności podczas spotkania, wraz z możliwością potwierdzenia wykonanej wizyty za pomocą podpisu. Niepodważalnym atutem aplikacji jest również opcja pracy offline, czyli nie wymagająca bieżącego połączenia z Internetem. Poszczególne etapy realizacji zadań zapisywane są na urządzeniu mobilnym, a wymiana danych z systemem centralnym następuje w momencie uzyskania połączenia z siecią.
Czy wykorzystanie nowoczesnych systemów do zarządzania pracownikami mobilnymi przynosi realne oszczędności czasowo-ekonomiczne?
Jak najbardziej. Dzięki funkcji monitorowania i weryfikacji floty oraz pracowników na urządzeniach mobilnych, mamy stały dostęp do aktualnych danych w dowolnym miejscu i czasie. Prezentowane informacje pozwalają na szybką reakcję osób zarządzających, czy też dyspozytorów zadań, co przekłada się na ograniczenie zbędnych kosztów eksploatacji pojazdów oraz oszczędność czasu dzięki możliwości optymalizacji tras.
Kontrola pracownika, a przepisy prawne
Zgodnie z przepisami śledzenie pracownika musi wynikać z prawnie uzasadnionego celu. W tym przypadku jest to zapobieganie różnego rodzaju nadużyciom (np. kradzież paliwa, prywatne przejazdy) lub optymalizacja ekonomiczna działalności firmy. Pracodawca ma obowiązek poinformowania o tym pracownika. Brak stosownej informacji, może nie tylko naruszać godność osoby monitorowanej, ale także stanowić nieuprawnione przetwarzanie jej danych osobowych.
Optymalnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest uzyskanie podpisu pracownika pod oświadczeniem, że został on poinformowany o stosowanej metodzie śledzenia. Należy podkreślić, że pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika na monitorowanie, wystarczy samo przekazanie informacji.